Laden im Firmenfuhrpark richtig abrechnen

Was die Abrechnung im Fuhrpark erschwert

• Die Autos laden an mehreren Orten: am Firmensitz, in Niederlassungen, bei den Fahrern zu Hause und an öffentlichen Stationen.
• An den Ladestationen des Unternehmens laden auch Privatautos von Mitarbeitern und Gästen.
• RFID-Karten wandern zwischen den Fahrern, sodass schwer festzustellen ist, wer tatsächlich geladen hat.
• Pauschal abgerechnetes Laden beim Fahrer zu Hause entspricht selten dem tatsächlichen Verbrauch.

Jede Sitzung ist Fahrer und Fahrzeug zugeordnet

Grundlage ist die Autorisierung. Im System von Domena Power startet der Fahrer das Laden in der App, sodass jede Sitzung sofort einer bestimmten Person und über sie einem Fahrzeug, einer Abteilung und einem Standort zugeordnet ist. Ladestationen mit MID-Zählern (geeichte Zähler nach EU-Messgeräterichtlinie) messen die Energie, und das System berechnet die Kosten nach den vom Unternehmen festgelegten Tarifen – ohne Provision pro kWh.

• Berichte je Fahrer, Fahrzeug, Abteilung und Standort.
• Alle Niederlassungen und ihre Ladestationen in einem Panel, mit eigenen Tarifen.
• Sitzungshistorie mit Datum, Dauer, Energie und Kosten – prüfbereit.

Dienstliches und privates Laden

Firmeneigene Ladestationen können sowohl Dienstwagen als auch Privatautos von Mitarbeitern oder Gästen bedienen. Das System ermöglicht dafür unterschiedliche Regeln:

• Dienstwagen – Laden ohne Kosten für den Fahrer, die Kosten werden dem Fahrzeug und der Kostenstelle zugeordnet.
• Privatautos von Mitarbeitern – kostenpflichtiges Laden zum Firmentarif, abgerechnet z. B. per Gehaltsabzug oder Rechnung, oder kostenlos als Benefit.
• Gäste und Kunden – Zugang wird aus der Ferne im Panel vergeben, z. B. von der Rezeption, für die Dauer des Besuchs.

Kostenloses Laden des Privatautos eines Mitarbeiters kann steuerliche Folgen haben. Die Art der Abrechnung sollten Sie mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung abstimmen – das System liefert genaue Verbrauchsdaten jeder Person.

Dienstwagen beim Fahrer zu Hause laden

Viele Dienstwagen laden nachts beim Mitarbeiter zu Hause. Statt einer Pauschale ist es besser, nach tatsächlichem Verbrauch abzurechnen: Eine an das System angebundene Ladestation mit MID-Zähler übermittelt die Messwerte jeder Sitzung, und das Unternehmen erstattet dem Fahrer die Energiekosten zum festgelegten Tarif. Niemand verliert – weder der Mitarbeiter, der viel lädt, noch das Unternehmen, das für wenig ladende Fahrer nicht zu viel zahlt.

Laden nach Verfügbarkeit der Fahrzeuge

Ein Fuhrpark hat seinen eigenen Rhythmus: Die Autos der Vertriebsmitarbeiter kommen abends zurück, Lieferfahrzeuge tagsüber zwischen den Touren. Zeitplan und Prioritäten des Ladens werden an die tatsächliche Verfügbarkeit der Fahrzeuge angepasst, und das dynamische Lastmanagement verteilt die verfügbare Leistung auf die ladenden Autos. So sind morgens alle fahrbereit, ohne kostspieligen Ausbau des Netzanschlusses.

Buchhaltungsfertige Berichte

Am Ende des Zeitraums erhält die Buchhaltung eine Aufstellung von Verbrauch und Kosten je Fahrzeug, Fahrer und Standort – ohne manuelles Übertragen von Zählerständen. Mit diesen Daten lassen sich Kostenerstattungen abrechnen, Mitarbeiter für privates Laden belasten und die Energiekosten verschiedener Niederlassungen vergleichen.

Das Abonnement von Domena Power kostet 30 zł netto monatlich für die erste Ladestation einer Gruppe und 10 zł netto für jede weitere, ohne Provision auf den Energieverkauf. Die Kosten für Ihren Fuhrpark berechnen Sie im Rechner unten.